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Sommaire n° 262

Editorial

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Cotisations

frais professionnels

Salarié en télétravail et prise en charge des frais professionnels
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RF Paye n° 262 - septembre
Date de parution: 09/2016
frais professionnels

Télétravail

Le salarié en télétravail engendre des frais pour l'employeur en terme d'équipement par exemple. Ces coûts peuvent être pris en charge au titre des frais professionnels. Retour sur la gestion paye de ce mode de travail particulier.

Définition du télétravail

Définition. RotalisseAppareil De De RotalisseAppareil Coiffure Multifonctionnel n0wOPkLe télétravail désigne une forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon « régulière » et volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication (c. trav. art. L. 1222-9).

Coexistence de deux normes. Le télétravail relève à la fois :

- du code du travail dont les dispositions s'imposent à tous les employeurs ;

- de l'accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005, obligatoire pour les employeurs relevant d'un secteur professionnel représenté par les organisations patronales signataires (Medef, CGPME, UPA) (ANI du 19 juillet 2005, étendu par arrêté du 30 mai 2006, JO du 9 juin).

Ce qu'il n'est pas. Le télétravailleur n'est pas un travailleur à domicile, sauf détermination d'un nouveau statut et modification du contrat.

Mêmes droits et avantages. Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise (ANI, art. 4). Cette obligation est formulée plus généralement dans le code du travail puisque l'employeur est tenu à l'égard du salarié en télétravail à « ses obligations de droit commun vis-à-vis de ses salariés » (c. trav. art. L. 1222-10).

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Frais à prendre en charge

Coûts pris en charge selon la loi. L'employeur est tenu à l'égard du salarié en télétravail de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l'exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci (c. trav. art. L. 1222-10).

Avant que la loi ne précise ce point, l'administration recommandait de définir clairement avant le début du télétravail les questions relatives aux équipements de travail, à la responsabilité et aux coûts (circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003, § III, 3.3.4).

Prise en charge vue par l'ANI. Sous réserve, lorsque le télétravail s'exerce à domicile, de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, l'employeur fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au travail.

Si le salarié utilise son propre équipement, l'employeur en assure l'adaptation et l'entretien.

Dans tous les cas, l'employeur doit prendre en charge les coûts engendrés par le télétravail (communications, service d'appui technique, etc.). Cette définition est sensiblement la même que la définition légale de prise en charge des coûts (voir ci-avant).

Frais de transport. L'employeur peut prendre en charge au titre des frais de déplacement le coût des trajets effectués occasionnellement ou régulièrement pour se rendre au siège de l'entreprise.

C'est même une obligation si l'on s'en tient à une jurisprudence sur les salariés dont le contrat prévoit un travail à domicile, ayant admis que les déplacements d'un salarié pour se rendre dans le cadre de son activité au siège de l'entreprise constituent des déplacements professionnels que l'employeur doit prendre en charge (cass. soc. 14 septembre 2005, n° 03-40180 D).

Exonération des frais professionnels

Sur justificatifs. La réglementation sur les frais professionnels pose le principe d'une exonération sur justificatifs (arrêté du 20 décembre 2002, art. 6 modifié par arrêté du 25 juillet 2005).

Ainsi, les frais engagés dans le cadre du télétravail sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l'employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé (circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003, § III, 3.3.4)Verasvgdjl13580On Pinterest Verasvgdjl13580On Socorro Socorro Socorro Pinterest OikuXZP.

Ces frais se répartissent en trois catégories :

- les frais liés à la mise à disposition d'un local privé pour un usage professionnel, fixes (ex. : montant du loyer ou valeur locative brute au prorata de la superficie affectée à l'usage professionnel) et variables (ex. : chauffage, la climatisation, l'électricité) ;

- les frais liés à l'adaptation d'un local spécifique (ex. : frais d'installations de prises téléphoniques ou électriques) ;

- les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses (ex. : imprimante, ordinateur portable, modem, etc.).

L'administration a dressé un tableau des modalités d'évaluation des frais considérés comme des frais professionnels (voir tableau ci-après).

Lorsque l'utilisation de technologies mobiles appartenant au salarié est réputée à usage exclusivement personnel, l'employeur ne peut prétendre à l'exonération des remboursements de frais professionnels engagés par le salarié utilisant son propre matériel.

Indemnité forfaitaire mensuelle. L'employeur peut verser une indemnité forfaitaire mensuelle au salarié. Toutefois si la valeur de remboursement ne peut pas être justifiée, cette indemnité peut être considérée comme un complément de salaire soumis à cotisations sociales. Pour parer à toute contestation, l'employeur peut procéder à des remboursements réels sur justificatifs collectés chaque mois auprès du salarié.

Indemniser l'occupation du domicile ?

Il n'existe aucune précision légale concernant l'indemnisation du salarié pour l'occupation de son domicile. Les textes indiquent de prendre en charge « tous les coûts découlant directement de l'exercice du télétravail ».

Pour autant, en 2010, les juges ont estimé que lorsque le travail au domicile est mis en place à la demande de l'employeur, celui-ci doit indemniser le salarié de l'immixtion dans sa vie privée constituée par le télétravail en tant que tel (cass. soc. 7 avril 2010, n° 08-44865, BC V n° 86).

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Plus généralement, la jurisprudence a ensuite posé le principe du versement par l'employeur d'une indemnité au titre de l'occupation du domicile à des fins professionnelles (cass. soc. 12 décembre 2012, n° 11-20502, BC V n° 339). De Béa Le Album Blog En Palette 1 Meubles Photos Bois 0vmN8wn

Même si cette jurisprudence n'a pas été rendue dans un contexte de télétravail, les employeurs les plus prudents pourront suivre les juges et verser une indemnité lorsque le télétravail s'exerce au domicile. L'indemnité versée n'ayant pour le moment pas été qualifiée de frais professionnels, il semblerait préférable de la soumettre aux cotisations sociales comme du salaire.

Recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, l'employeur peut temporairement recourir au télétravail. Cette mise en oeuvre est considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés (c. trav. art. L. 1222-11).

Frais de connexion Internet (box formule illimitée)

Précisions par rescrit social. Concernant la prise en charge en exonération au titre des frais professionnels d'abonnements Internet de type « box formule illimitée » dont les salariés disposent déjà à titre personnel, une précision a été apportée (rescrit social du 25 février 2010, publié sur www.securite-sociale.fr).

En cas de télétravail, les frais d'abonnement téléphonique et Internet sont remboursables sur présentation de justificatifs (circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003 modifiée par circ. DSS/SDFSS/5B 2005-376 du 4 août 2005, § III, 3-3-4). Si l'employeur ne peut pas justifier le temps de connexion consacré à la réalisation de travaux professionnels, il est admis, par tolérance, qu'il puisse appliquer la règle prévue pour les frais professionnels liés à l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) : la part professionnelle est déterminée d'après la déclaration faite par le salarié évaluant le nombre d'heures à usage strictement professionnel, dans la limite de 50 % de l'usage total.

En conséquence, pour les abonnements de type « box formule illimitée » dont les salariés disposent déjà à titre personnel :

- si l'employeur peut justifier de façon certaine du nombre d'heures de connexion consacré à l'exercice de leur activité professionnelle par ses salariés en situation de télétravail, la prise en charge par ses soins du coût de l'abonnement au prorata du temps de connexion lié à l'usage professionnel peut être exclue des assiettes sociales, quel que soit ce temps professionnel ;

- si l'évaluation ne repose que sur la déclaration des salariés, elle ne peut être retenue en franchise de charges sociales que dans la limite maximale de 50 % du nombre d'heures d'usage total.De Tonneau Vin Wopeh Fauteuil En KJ1cTluF3

Portée. Cette précision résulte d'un rescrit visant une situation de pandémie grippale. Un raisonnement analogue pourrait s'appliquer à toute situation exceptionnelle, voire même au télétravail « régulier ». Les employeurs souhaitant sécuriser leur pratique peuvent saisir leur URSSAF dans le cadre d'un rescrit.

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Frais professionnels liés au télétravail : précisions de l'administration (a)

Nature des frais

Évaluation des frais

Frais fixesRotalisseAppareil De De RotalisseAppareil Coiffure Multifonctionnel n0wOPk

• Montant du loyer ou, à défaut de loyer, valeur locative brute au prorata de la superficie affectée à l'usage professionnel

• Taxe d'habitation

• Taxe foncière sur les propriétés bâties

• Taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères

• Charges de copropriété

• Assurance multirisque - habitation

• Valeur réelle : quote-part des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel (au prorata de la superficie totale de l'habitation principale).

• Exemple : appartement de 70 m2 dont 10 m2 affectés à l'usage professionnel, loyer mensuel de 800 € avec une prime d'assurance mensuelle de 40 €. Les frais professionnels correspondants sont de : 840 × 10/70 = 120 €.

Frais variables

• Chauffage et/ou climatisation

• Électricité

• Valeur réelle : quote-part des frais variables réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel.

Dépenses d'acquisition du mobilier

• Bureau ergonomique

• Fauteuil ergonomique

• Étagères, meubles de rangement

• Lampe de bureau

• En cas de prêt de mobilier :

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- absence de dépenses supplémentaires du salarié : pas de remboursement de frais possible ;

- avantages en nature à évaluer sur une base réelle

(valeur résiduelle = valeur nette comptable) s'il y a abandon définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé.

• En cas d'achat du mobilier par le salarié pour le compte de l'entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire :

- remboursements des frais exclus de l'assiette dans la limite de 50 % (b) de la dépense réelle sur justificatifs.

• Modalités de déduction :

- annuités d'amortissement du mobilier (pratiques comptable et fiscale) ;

- pour le petit mobilier non amortissable : valeur réelle de l'année d'acquisition.

Frais liés à l'adaptation du local

• Frais de diagnostic de conformité électrique

• Installations de prises (téléphoniques, électriques, etc.)

• Modifications liées à la mise en conformité avec la législation du travail

• Valeur réelle : l'exclusion de l'assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture (travaux d'aménagement).

Matériels informatiques périphériques

• Ordinateur, imprimante, modem...

• En cas de prêt de matériel :

- absence de dépenses supplémentaires du travailleur salarié ou assimilé, pas de remboursement de frais possible ;

- avantages en nature à évaluer sur une base réelle

(valeur résiduelle = valeur nette comptable) s'il y a abandon définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé.

• En cas d'achat de matériel par le salarié pour le compte de l'entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire :

- remboursement des frais et exclusion de l'assiette dans la limite de 50 % (b) de la dépense réelle sur justificatifs.

• Modalités de déduction :

- annuités d'amortissement du matériel (pratiques comptable et fiscale) ;

- pour le petit matériel non amortissable : valeur réelle de l'année d'acquisition.

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Consommables, internet, téléphone

Ramettes de papier, cartouches d'encre, etc.

Remboursement sur justificatifs des frais et déduction de l'assiette.

Frais de connexion au réseau téléphonique, frais d'abonnement (téléphonique, Internet...)

Remboursement sur présentation des justificatifs de frais.

(a) Circ. DSS/SDFSS/5B 2005-376 du 4 août 2005. Attention, à notre sens, cette liste est indicative et non exhaustive, dans la mesure où elle figure simplement dans une circulaire.

(b) À notre sens, et sous réserve de l'appréciation des juges, la limitation de l'exonération à 50 % de la dépense réelle ne pourrait pas empêcher l'employeur de procéder à un remboursement en exonération sur justificatifs pour la totalité des dépenses professionnelles envoyées par le salarié. En effet, la limitation de 50 % n'est pas prévue par l'arrêté mais seulement par une circulaire.

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